您可以保存文件，以管理郵件檔案的大小。
保存會釋出空間，因而可改善郵件的效能。它對於大型郵件檔案特別有用。您可以保存訊息、記事本頁面以及待辦事項文件。您的保存會與郵件檔對應，而且包括完全相同的視圖及資料夾。大部分標籤在保存中都可以使用，除了「歡迎頁面」及「聯絡人」以外。您可定義如何及何時使用一組規則（稱為保存準則）來進行保存。
註： 您的管理者可能已設定一個原則，以控制您的保存選項。
您可以使用 HCL Notes® 用戶端檢視已建立的保存。如果保存在伺服器上，則按一下 iNotes 或 Notes 的其中一個「保存檔」子項目，即會開啟該準則在儲存保存檔資料庫的伺服器上所建立的保存檔資料庫。
如果保存在本端，則保存是根據桌面的「本端」，而不是郵件帳戶的本端。因此，可以同時在 Notes 及 iNotes 中看到透過 Notes 用戶端建立的保存檔，但只能在建立它們的用戶端中存取這些保存檔。
您可以在主伺服器或工作站上保存。下列是決定保存位置時要考慮的一些事項：
伺服器保存：
- 管理者必須在伺服器上啟用保存。
- 您可以根據文件的新舊來手動或自動保存。
本端保存 ：
- 您必須手動保存。
- 您可以在離線工作時保存。
- 僅可在 Microsoft Internet Explorer 上及 Microsoft Windows 的 Mozilla Firefox 上使用。
您可判定哪些文件要以下列兩種方式之一來保存 -- 以逐一文件的方式加以選取，或是根據文件的新舊來自動保存。以下是一些需要考慮的事項：
- 如果您要在工作站上進行本端保存，必須手動保存。
- 如果您要在主伺服器上保存，也可以手動保存，或您可以定義準則集 (例如，所有的文件 90 天內不能修改) 而且文件會在符合該準則時自動保存。
保存文件的方式有兩種：
- 將文件儲存在保存檔中，然後從郵件檔案中刪除該文件。
- 只刪除文件。
