建立待辦事項項目

您可以建立待辦事項項目，追蹤您需要完成的作業，然後在清單或圖表中進行檢視。您也可以在行事曆中顯示待辦事項項目。請使用下列步驟來建立個人或群組待辦事項項目。

1. 按一下 。
2. 按一下新建。
3. 依預設，第一個標籤指出個人待辦事項。若要選取群組待辦事項，請按一下文字。然後， 將一個以上的名稱輸入已指派給、選用或 FYI 欄位。若要從目錄中選擇名稱，請按一下按鈕。
   • 提示 - 如果您建立「個人待辦事項」，然後決定要將它變更為「群組待辦事項」，請按一下指派。
   • 提示 - 按一下取消指派，以移除指派的名稱，並將「群組待辦事項」變更為「個人待辦事項」。
4. （選用）在主旨欄位中輸入項目的名稱或簡要說明。此文字將顯示在受託人的待辦事項清單及行事曆中。
5. （選用）完成此表單上的下列任何欄位：
   • 開始日期及截止日期 - 指定日期；里程碑日期只有開始日期。
   • 主旨 - 顯示在您的待辦事項清單中及您的行事曆上。
   • 狀態 - 依預設，新項目是現行項目，其他狀態選項為逾期、拒絕及未來。
   • 優先順序 - 在您檢視清單或圖表中的待辦事項作業時顯示。
   • 種類 - 有助於利用協力廠商應用程式來組織待辦事項項目，您可以從清單中進行選取或輸入自己的。
   • 機密 - 選取此項，可防止對您的行事曆擁有存取權的人員讀取項目。他們可以看到您行事曆中的日期，但看不到項目。
   • 里程碑 - 選取此項，可標示排程中的單一日。當您檢視待辦事項圖表時，里程碑會變成紅色區塊。
   • 警示 - 如果您想要收到通知，請選取此項
6. (選用) 按一下重複標籤，然後選取設定重複。指定任何重複選項，同時謹記下列資訊：
   • 您可以變更實例狀態或優先順序，但是無法變更重複頻率。
   • 您無法更新重複待辦事項項目中的附件檔。如果您也使用 HCL Notes®，而且將附件更新為 Notes 中的重複待辦事項項目，則當您嘗試在 Web 用戶端中存取這些項目時，可能會收到警告。
   • 您無法使現有的待辦事項項目成為重複項目。您必須在建立它時設定重複。
7. (選用) 在提供的空白處新增說明。
8. (選用) 按一下附件檔以新增附件檔。
9. 如果您是建立群組待辦事項，請按一下選項以指定「遞送選項」。
10. 如果您是建立群組待辦事項，請按一下儲存並傳送以儲存待辦事項項目，並將通知傳送給指派給、選用及 FYI 欄位中的人員。（您也可以按一下存成草稿，並在稍後完成待辦事項項目。）
11. 如果您是建立個人待辦事項，請按一下儲存並關閉或按一下儲存，以儲存待辦事項項目，但將其維持開啟以進行進一步變更。